1906年1月1日，三方會談的預備會議在羅斯福的主持下舉行，而且羅斯福還別出心裁的將這次會議設在總統專用向五月花號帆船上舉行。
五月花號帆船是在1620年9月6日，載有包括男、女及兒童在內的102名清教徒由英國出發，於1620年11月11日到達美洲大陸，並在該船上制定《五月花號公約》，這是美國曆史上第一份重要的政治文獻，也是後來美國自由精神的根本來源。後來隨着美國的獨立，五月花號帆船也就此名聞遐邇。而這艘美國總統專用的帆船以五月花號來命名，自然就是記念這一件歷史事件。
不過每一方的談判代表登上帆船之後，都會和羅斯福進行單獨會談，當然這種會談的時間並不長，也不可能談出什麼實質性的內容來，但日本、俄國都不願落後，而爭搶要首先和羅斯福首先會談。而李三傑對此卻是嗤之以鼻，這又不是註冊專利，先後有什麼可爭的，難不成先和羅斯福進行會談的一方就能佔到多大的便宜。因此華東政府對和羅斯福進行會談的秩序並沒有要求，放在最後一個也可以，懶得在這些小事上和日俄爭。
羅斯福得知以後，對魯特道：”雖然華東政府現在還不能算是一個正式的國家，但他們的風度和氣度卻不遜色於任何一個大國啊。”最後羅斯福決定，按照到達美國的先後秩序進行會談，而且此後一應事項的秩序也都按這個標準執行，這才結束這件毫無意義的爭搶。
而得知羅斯福定下的秩序之後，獲得第一的日本代表團也沒有多少歡喜的表情，因爲華東政府根本就懶得和他們爭，這讓日本覺得也沒什麼意思。
由於華東政府的代表團是最後一個和羅斯福進行會談，因此最後一個到達港口，等他們到達的時候，俄國代表團正在登汽艇，準備駛往停泊在海灣中的五月花號。
不過華東政府代表團的引起了周邊記者的一陣熱烈歡呼和掌聲，要比日本、俄國方面熱鬧得多，也讓維特在汽艇上一直陰沉着臉。
而趁着等候的時間，有記者向李三傑提問：“委員先生，你們是三方當中最後一個到達美國，有一種說法認爲這是你們對待這次談判的態度傲慢，而現在又是最後一個和總統會而，又有人認爲這樣的安排會影響你們的談判，請問您對此是如何評論的。”
李三傑笑問記者，道：“記者先生，您能否告訴我，您任職的報社每天是幾點上班？”
那個記者怔了一怔，還是答道：“早上8點。”
李三傑又問道：“如果您在每天早上6點鐘就趕到報社，您的老闆會給您加薪水嗎？”
那記者連連搖頭道：“不會，只要在8點之前到，來多早都是一樣的。”
李三傑又道：“那麼如果您每天是7點59鍾到報社，您的老闆會不會認爲您的態度傲慢，”
記者道：“當然不會，我是在規定的上班時間之前到的。”
李三傑呵呵笑道：“很好，那麼您現在還需我向您解釋嗎？”
那名記者怔了一怔，馬上就明白了過去，道：“委員先生，您的回答實在是太精采了。” 而周邊的其他記者都己經鼓起掌來。
時間不長，汽輪又返回碼頭，李三傑一行登上了汽艇，在記者們的歡呼聲中，向停泊在海中的五月花號駛去。大約15分鐘之後，汽艇靠在帆船邊舷，帆船放下舷梯，李三傑等人依次登上了五月花號，船長溫斯洛在舷梯邊上迎接他們，而且五月花號上的禮炮鳴19響。船員們也都在船舷邊整齊列隊。
上船之後，溫斯洛將李三傑一行人領到休息室裡，讓其他人休息，李三傑和周豐山兩人去面見羅斯福。這次來五月花號的只有談判組的成員，商務組的都沒有來，而且顧凱隨商務組活動，因此只有李三傑、周豐山兩人前往會客大廳。而羅斯福熱情的接待了兩人，並且預祝這次談判能夠取待成功，李三傑也代表華東政府，向羅斯福表示了謝意。
這樣和談判的各方都進行了單獨的會談之後，羅斯福纔將三方的代表人員都招集在起，算是三方的人員第一次正式相見。
而在坐次上，又有起了一番爭執，美國爲這次會面，將會客室進行了改造，呈一個四方形，東道主美國，和會談的三方各據一方，而華東政府再次表現出寬大的氣度，讓日本和俄國先選擇位置，而華東政府不爭，日本、俄國也覺得爭得沒勁，因此互相謙讓了一番之後，俄國代表坐在羅斯福的左邊，日本在右邊，而華東政府的位置則在羅斯福的對面。
首先是在羅斯福的介紹下，三方的談判代表互相見面，遞交各自政府的委託書，然後互相握手問候，氣氛到也十分融洽。隨後三方的談判代表按己定的秩序發言，當然在這個場合，誰都不會說煞風景的話，自然都是說一些本國一向愛好和平，爲和平而談判之類。羅斯福對三方會見的氣氛也十分滿意，也做了總結性的發言，表達祝願談判成功，遠東恢復和平。
這時上午的會見結束，午餐就在帆船上舉行，由羅斯福領頭，走出了會客室，而維特立刻起身搶步，毫不猶豫地跟上了羅斯福，李三傑和小村壽太郎都晚了一步，小村壽太郎也想搶先，但搶出一步之後又覺得不妥，停了下來回身看了李三傑一眼。見李三傑不僅沒有爭搶，反而還做了一個“先請”的手勢，小村壽太郎這纔跟上了維特，而跟在李三傑後面的是俄國駐美國大使羅森，再後面是金子堅太郎、周豐山，其他代表也是自覺以這種互相間隔的方式排成一列行進。
午餐是採用自助的形式，各人各自端盤取食，自由就座，羅斯福、李三傑、維特、小村壽太郎佔據了一個4人圓桌的位置，李三傑、小村壽太郎說英語，維特說法語，互相交談。當然這種場合的交談不會涉及敏感話題，無非是今天天氣不錯，美國的形式一遍大好之類沒有營養的話。
午餐之後，三方又前往前甲板合影，而爲了解決位置的問題，採取多次拍照的方式，使各方的位置都不一樣，這樣每一方的代表都能有靠近中間在羅斯福身邊位置的照片，自然誰都沒有話說。也可以說美國爲了保持自己的中立公正形像，並保持和三方的關係，也確實是煞廢了一番苦心。
然後各方人員在船長的帶領下，在帆船上游覽參觀，並且觀了五月花號的歷史，其實這段歷史各方的人員都知道，就算是以前不知道，在來美國之前也惡補了一番，但也都將這段歷史讚美了一番。
下午3點的時候，會談重新開始，這纔算是進入這次預備會議的實質性內容，三方人員在羅斯褔的主持下，確定這次談判中的各個事項安排。
三方會談確實是一件複雜的事情，而美國爲了安排好這次會談的事項，也實在是很花費了一番心血，首先是確定談判的順序，因爲是3方會談，每天只能有兩方舉行會談，因此必有一方輪空休息。三方的會談秩序以抽籤決定，最終確定第一天由華東政府與俄國談判，日本輪空；第二天華東政府與日本談判，俄國輪空；第三天俄國與日本談判，華東政府輪空；以三天爲一輪，在一輪談判結束之後，任何一方都可以提出暫停或中止談判。
談判時間，規定爲上午9點半至12點；下午3點至5點半，如雙方同意，可以縮短或延長每天的談判時間。
談判人員，每次談判的雙方各有5名談判人員，並指定一名全權代表，另有一名翻譯、一名記錄員參加，人員名單應在前一天晚上8點之前確定，並提交給主持方和對方，談判中途也可進行人員替換。如果需要臨時增加人員，威指派專員參附，則需由對方同意。
談判語言，會談雙方的正式交談將使用英語爲主要語，會議產生的文件正文，各方以本國文字爲準，另以英文、法文爲共同正本，並會談的雙方簽字確認。
談判記錄，每次談判都將形成談判記錄，記錄談判內容，並在當天談判結束時，由會談雙方的全權代表簽字確認，並向未參加談判的一方提供英文、法文記錄各一份。
談判發表，每日的談判經過將對外公佈，公報內容由會談的雙方共同決定。
美國的責任，每次談判由兩名美國官員主持當天的談判事項，宣佈當天談判開始、結束，但在談判過程中不得發言，但可以在會談雙方發生激烈爭吵，矛盾激化時，可以在中途終止談判，如果會談各方對主持官員不滿，可以提出更換；除此之後，美國還負責每天的通知，迎接談判人員，以及準備談判的工作，並將每天的談判記錄送交未參加談判的一方。
三方對美國製定的這些事項的安排都覺得十分滿意，因爲對各方都是公平的，因此三方對此也沒有多少意見，很快就都同意了。